Le 2 avril 2026, la CNIL a publie un referentiel operationnel pour aider les employeurs
a determiner les durees de conservation pertinentes pour leurs traitements RH,
conformement au RGPD.
• Applicable a tous les employeurs prives et publics relevant du droit du travail
francais
• 10 domaines RH couverts : recrutement, paie, gestion du personnel,
contentieux, alertes…
• Distinction entre base active (utilisation courante) et archivage intermediaire
• Document de droit souple : non obligatoire en lui-meme, mais certaines durees
listees sont legalement contraignantes
Source : CNIL, Referentiel – Les durees de conservation des donnees personnelles – Gestion des
ressources humaines, 2 avril 2026.
Face a la complexité des obligations légales et a la diversite des pratiques internes, la CNIL
a élabore ce référentiel en associant de grands réseaux et des associations professionnelles
des secteurs public et privé. Il est structure par activité de traitement et distingue pour
chaque type de donnees deux phases :
• La base active : duree pendant laquelle les donnees sont utilisees au quotidien
• L’archivage intermediaire : duree de conservation apres la fin d’utilisation, pour
repondre a des obligations legales ou a d’eventuels contentieux
Les 10 domaines RH couverts par le referentiel :
• Recrutement
• Gestion administrative du personnel
• Gestion des remunerations
• Securisation des biens et des personnes
• Gestion des vehicules professionnels
• Ecoute et enregistrement des conversations telephoniques
• Gestion des relations collectives de travail
• Gestion des accidents du travail
• Gestion du contentieux et du precontentieux
• Gestion des alertes professionnelles
Type de donnees | Base active | Archivage intermediaire |
Dossier salarie | Duree du contrat | 5 ans apres la rupture |
Registre du personnel | Duree legale d’exploitation | 5 ans apres le depart |
Bulletins de paie (electroniques) | Duree du contrat | 50 ans ou age retraite + 6 ans |
Documents de paie (papier) | 5 ans | — |
Temps de travail (compteurs) | 1 an | 3 ans (recommande) |
Candidatures non retenues | 2 ans (dernier contact) | 5 ans (poste pourvu — art. L.1134-5) |
Videosurveillance | 1 mois (quelques jours suffisent souvent) | — |
Accidents du travail | Duree du contrat | 5 ans (declaration — art. D.4711-3) |
Alertes professionnelles | Duree verifications + decision | Variable (a documenter) |
Contentieux / precontentieux | Duree de la procedure | Jusqu’a epuisement des recours |
DPO & referents RGPD :
• Utiliser le referentiel comme base pour mettre a jour votre registre des traitements
• Verifier systematiquement le texte de reference mentionne pour chaque duree
• Documenter les choix retenus et leur justification
Responsables RH :
• Revoir les durees de conservation parametrees dans votre SIRH
• Anticiper la suppression des donnees arrivees a echeance
• Distinguer base active et archivage dans vos processus
Direction generale & service juridique :
• Les donnees conservees trop longtemps exposent l’entreprise a des sanctions CNIL
• Les donnees supprimees trop tot peuvent fragiliser la defense en cas de contentieux
• Articuler les durees RGPD avec les delais de prescription applicables
Un référentiel structurant qui permet enfin de disposer d’un guide officiel et operationnel
pour harmoniser les pratiques RH en matiere de conservation des donnees personnelles,
entre obligations legales, gestion du risque et conformite RGPD.
Contactez Sedici RH pour sécuriser vos pratiques RH, structurer vos durées de conservation et être conforme sans complexifier votre quotidien.